Reglerna om hantering av skyddade personuppgifter gäller i huvudsak myndigheter och inte t ex mäklare eller bostadsrättsföreningar. Utgångspunkten är att fastighetsmäklaren har precis samma skyldigheter som vid vilken förmedling som helst. Detta innebär bl a att mäklaren har skyldigheter att kontrollera säljarens förfoganderätt, att uppnå kundkännedom samt att hantera personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Det faktum att någon part har skyddade personuppgifter förändrar inte dessa skyldigheter. En mäklare som har en kund med skyddade person uppgifter bör dock vara lyhörd för kundens önskemål och iakttaga aktsamhet med personuppgifterna.

Kontroll av förfoganderätt

Om en person har en sekretessmarkering i folkbokföringsregistret lämnas inte personuppgiften ut i fastighetsutdraget. Istället för personnummer och namn står det ”000000-0000 Skyddad personuppgift” i utdraget. Mäklaren behöver därför be säljaren själv att kontakta Lantmäteriet och be att få ut ett fastighetsutdrag där det framgår att säljaren är lagfaren ägare till fastigheten.

Skyddade personuppgifter i kundvårdssystemet och mäklarsystemet

Kundvårdssystemet har ingen funktion för att hantera skyddade personuppgifter. För att undvika att sprida personuppgifterna till en vidare krets än nödvändigt bör ansvarig mäklare undvika att lägga in kunden i kundvårdssystemet, om inte kunden godkänt detta. Mäklaren kan istället lägga in uppgifterna manuellt i mäklarsystemet alternativt manuellt direkt i köpekontraktet/överlåtelseavtalet.

I mäklarsystemet skyddas känsliga personuppgifter som tillhör en kund med skyddade personuppgifter genom att mäklaren skapar ett lösenord för åtkomst till uppgifterna. För den praktiska hanteringen i mäklarsystemet finns instruktioner på mäklarsystemets supportsida.

Viktigt att ha i åtanke är att mäklaren måste bocka i ”avstår erbjudanden” under Uppdrag i mäklarsystemet för att säkerställa att inga skyddade personuppgifter skickas till våra samarbetspartners. Detta måste ske senast samma dag som kontraktsdatum.

Skyddade personuppgifter i köpekontrakt, köpebrev och överlåtelseavtal               

Köpekontrakt och överlåtelseavtal måste som minimum innehålla köparens/ säljarens namn, även om denne har skyddade personuppgifter, för att uppfylla formkraven. Istället för att skriva kundens bostadsadress kan en e-postadress anges, så att parterna kan kommunicera med varandra enligt paragrafen Skriftliga meddelanden.

När det gäller personnumret kan detta utelämnas. Det är dock vår rekommendation att åtminstone köpebrev innehåller kundens personnummer. Detta för att säkerställa att Lantmäteriet sekretessbelägger informationen. Utan personnumret kan det vara svårt för Lantmäteriet att koppla ihop kunden med personen som enligt myndighetens system har skyddade personuppgifter.

Som en ytterligare försiktighetsåtgärd kan ansökan om lagfart förses med information om att kunden har skyddade personuppgifter. Detta kan ske genom att en post-it sätts på ansökan (fysisk ansökan) eller genom att lämna uppgiften under upplysningar vid digital ansökan.

Till skillnad från Lantmäteriet, som är en myndighet, omfattas inte bostadsrättsföreningar av lagstiftningen kring skyddade personuppgifter. Mäklaren bör därför uppmärksamma föreningen på att kunden har skyddade personuppgifter och uppmana föreningen att vidta aktsamhet vid hantering av personuppgifterna. Mäklaren bör också råda kunden med skyddade personuppgifter att kontakta föreningen och lyfta frågan om hur personuppgifterna bör hanteras.               

Läs också Mäklarsamfundets skrift Hantera parter med skyddad identitet här.