I föregående avsnitt anges att mäklarföretag ska göra en riskbedömning samt upprätta riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. De åtgärder mäklare därefter vidtar i varje enskilt uppdrag ska överensstämma med rutinerna som upprättats.                   

I mäklarsystemet finns mallar, en för köpare och en för säljare, för hantering av dessa frågor i varje enskild affär (om inte mäklarföretaget använder sig av någon digital KYC-tjänst). När mäklaren lägger till dokumentpaketen som finns upplagda i mäklarsystemet läggs dessa mallar till. Det är viktigt att tänka på att alla åtgärder som vidtas ska dokumenteras och dateras, samt att dokumentationen endast är avsedd för mäklaren och de som har att bedöma om mäklaren vidtagit erforderliga åtgärder.                   

Dokumentationen ska alltså aldrig lämnas ut till parterna.